Sjekklister om bord

ISM-koden 7 — FOR-2014-09-05-1191Rederiet skal etablere prosedyrer, planer og instrukser for sentrale operasjoner om bord som angår sikkerheten for personellet, skipet og vern av miljøet. En sjekkliste er en slik instruks, og versjonen som gjaldt da den ble signert, er en del av dokumentasjonen.

Sjekklister ser ut som den enkleste modulen i et skipsadministrasjonssystem, og er den som oftest gjøres feil — av to grunner. Den første er at en signert sjekkliste må beholde ordlyden den ble signert under, ellers beviser dokumentasjonen ingenting. Den andre er at en sjekkliste har en plan, og en plan skrevet som rader i en database lager to kopier av denne ukens kontroll i det øyeblikket to enheter er uten nett samtidig.

Denne modulen løser begge deler i strukturen. Maler er versjonert, og en signert registrering peker på versjonen som gjaldt da. Forfall regnes ut fra planen og den siste fullførte registreringen, og det skrives aldri en forekomstrad — så det finnes ingenting for to enheter å duplisere.

• Én daglig skjerm, tre seksjoner. Forfaller i dag, forfalt, og gjort i dag. En matros åpner én skjerm og vet hva skiftet skylder, uten å navigere i et malbibliotek.
• Versjonert ordlyd, frosset ved signatur. Å endre en sjekkliste lager en ny versjon. Registreringer signert under den gamle viser fortsatt den gamle. Malverktøyet viser fire avledede tilstander — utkast, til gjennomgang, gjeldende, erstattet — som kommer fra dataene og ikke fra et statusfelt noen glemte å oppdatere.
• Forfatteren kan ikke godkjenne sin egen versjon. Den som skrev en versjon, nektes som godkjenner av den. Det er den samme atskillelsen innkjøpsmodulen bruker på penger, brukt på prosedyre.
• Funn, og ett ord for ingen funn. Et funn leses fra feltene som faktisk var synlige da skjemaet ble fylt ut — et skjult betinget spørsmål kan ikke gi et funn ingen så. Når det ikke er noen, sier registreringen ingen funn, aldri bestått — for bestått er en karakter, og dette er en observasjon.
• Et fartøystillegg som bare kan legge til. Et fartøy kan legge til et spørsmål i en rederisjekkliste. Det kan aldri fjerne ett. Det er den eneste ordningen der en flåtefelles prosedyre betyr noe.
• Åtte sjekklister å starte fra. Et nytt rederi begynner med åtte alminnelige kontroller allerede skrevet — og kan skrive om hver eneste av dem.

• I dag — forfaller, forfalt, gjort
• Alle sjekklister — hele listen med planen sin
• Registreringer — arkivet over fullførte, etter år og måned
• Maler — byggeren og godkjenningskøen, bak tilgangskrav

Sjekklister, arbeidstillatelser, sikker jobb-analyser, overleveringer, dagsrapporter og jobbsjekklister er alle det samme: en versjonert mal, en forekomst, svar og en signatur. De går på én motor, så en regel som rettes én gang er rettet overalt, og en skjematype som kommer til senere, kommer ikke med sine egne feil.

Det sjekklistemodulen legger på toppen, er lite og bestemt: hvordan et funn leses, hvordan forfall regnes, hva den daglige skjermen viser, og hvem som kan godkjenne en versjon.